행사·이벤트 기획 종류부터 주의사항까지

진행하려는 행사를 성공적으로 마치기 위해서는 배경, 목적을 확인해서 올바른 기획이 필요합니다.

기획 과정에는 행사 검토, 계획, 사전 준비 그리고 행사 이후 마무리까지 모두 포함이 되어야 합니다.

또한, 현장에서 생길 수 있는 돌발상황에 잘 대처할 수 있도록 매뉴얼이 잘 정해져있어야하며, 행사에 참여하는 전체 인원이 동일한 가이드 안에서 움직이는 것이 필요합니다.

알아봅시다

1. 행사·이벤트 종류와 특징

2. 행사·이벤트 기획 과정

3. 행사·이벤트 필요한 요소

4. 행사·이벤트 의뢰 시 주의점

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1. 행사·이벤트는 어떤 종류가 있나요?

공연 이벤트: 행사·이벤트 중 가장 대표적인 형태입니다. 정통 무대공연은 물론 야외 공연, 영화, 연극, 음악 등 여러 형태의 공연 이벤트들이 진행되고 있습니다. 무대에서 출연자가 매개체를 통해 관객에게 특별한 방법으로 보여주는 것입니다.
전시 이벤트: 물품이나 이미지를 펼쳐 놓아서 보여주는 것을 전시라고 합니다. 다양한 전시물들을 고유한 스타일과 복합적인 방법으로 보여주는 형태의 전시가 기획되고 있습니다.
회의 이벤트: 강연회, 심포지엄, 국제회의에 포함이 되어 있는 이벤트입니다. 최근에는 이벤트 회사들이 대규모 국제회의를 주관, 초청부터 회의 진행, 출국까지 전반적인 과정을 기획하고 담당하고 있습니다. 혹은, 국제회의 이후에 관광, 휴양 등을 함께 복합적인 이벤트로 기획하기도 합니다.
시상 이벤트: 아카데미상, 대종상과 각종 음원상까지 많은 시상 이벤트가 존재합니다. 단순히 상을 주고받는 행위에서 그치는 것이 아닌, 다양한 볼거리를 연출해서 많은 사람들의 흥미를 끌어당기고 있습니다.

행사 검토: 행사를 진행하려는 배경과 목적, 어떤 사람들이 참석하고 얼마만큼의 사람들이 있는지 확인해야 합니다. 확인 이후에는 이벤트를 실시함으로써 예상되는 효과와 예산을 추정해 보면 좋습니다.
행사 계획: 행사와 관련된 전반적인 자료조사가 끝났다면, 어떤 행사를 진행할 것인지 정해야 하는 단계입니다. 조사한 자료를 확인하여 행사 목적에 부합하도록 설계해야 합니다.
사전 준비: 행사 프로세스 절차, 방식 등을 준비하고, 행사의 전반적인 일정과 준비사항들을 확인합니다. 또한, 행사에 필요한 인력이 있다면 섭외를 해야 하는 단계이기도 합니다.
행사 진행: 행사를 계획한 대로 진행합니다. 이때, 행사를 지휘하는 사람은 반드시 필요하며, 행사를 모니터링하며 발 빠른 피드백을 주고받아야 합니다. 행사가 끝났다면 시스템 철거 및 쓰레기를 정리하며 이전 상태로 원상복구까지 합니다.

사전 확인: 행사·이벤트 기획 시 준비사항은 반드시 2~3일 전에는 확인해 봐야 합니다. 행사와 이벤트는 대부분 라이브로 진행이 되는데, 아주 사소한 실수라도 발생한다면 대처하는 데 어려움을 겪기 때문입니다.
마무리: 행사와 이벤트가 진행된 이후에도 망가졌거나 분실된 것은 없는지, 설치된 물품이나 장비들이 모두 깔끔히 철거가 되는 것인지 반드시 확인해야 합니다.

업체 확인: 업체가 레퍼런스나 파트너를 갖추고 있고, 이제까지 담당했던 행사·이벤트에 이슈가 있었는지 확인해 봐야 합니다. 추가로, 업체의 규모까지 꼼꼼하게 확인해 보면 좋습니다.
다양한 견적: 한 곳에만 의뢰해서 견적을 확인 후 바로 진행하는 것보다는 적어도 두 군데에서 세 군데 업체에 의뢰해 보는 것이 좋습니다.

“행사 관련 조언/컨설팅 의뢰 드렸는데
알아서 필요한 것들을 챙겨주셔서 너무 감사했어요.
행사가 처음이라 든든한 조력자가 되어주셨습니다!”

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